MOMENTOS DE IMPACTO
CONVERSACIONES ESTRATÉGICAS EN LAS REUNIONES DE CONSEJO PARA DISPARAR LOS RESULTADOS
¿Por qué tantas personas en los comités de dirección y en los consejos de administración detestan las reuniones? ¿No son acaso el espacio donde se comparte información relevante, se tratan asuntos estratégicos, se dialoga y debate para tomar decisiones y alcanzar los objetivos del negocio?
No todas las reuniones son iguales. Algunas reuniones nos comprometen, inspiran, alinean y orientan, mientras que otras reuniones, mal gestionadas, nos dejan:Molestos por la pérdida de tiempo y recursos valiosos que ha supuesto sin ofrecer resultados
✔️ Con la moral y la energía baja. Cansados, frustrados y desmotivados.
✔️ Confundidos y con la atención desviada de lo importante y estratégico.
✔️ Preocupados porque las malas decisiones o la falta de acción concreta ponen en riesgo los resultados.
Aunque a menudo las reuniones son lideradas por personas de gran experiencia profesional, muy preparadas y eficaces, en pocas ocasiones han sido formados para diseñar y liderar reuniones de impacto. Reuniones creativas, colaborativas, de resolución de problemas complejos y de toma de decisiones estratégicas.
Por eso, como indica Patrick Lencioni en “Death by Meeting”, la mayoría de las reuniones fallan en lograr la participación total que se requiere para lidiar con asuntos difíciles y tomar decisiones eficaces.
Las reuniones más efectivas no dependen de las personalidades del equipo, aunque estos factores pueden ayudar o dificultar la calidad de una reunión, sino que dependen de la forma en que se diseña y se lidera la reunión para alcanzar los objetivos del equipo. Es necesario diseñar la reunión para la experiencia, para implicar a las personas en su totalidad (Mente, Cuerpo y Emoción), no solo para compartir información.
Como dice Xavier Marcet, las reuniones son espacios para multiplicar el impacto, la cohesión, las reflexiones y las decisiones. No tiene sentido juntarse para compartir un tiempo de mediocridad. Reunirse es convocar nuestra capacidad de compartir, de coordinar acciones y complementariedades.
Describo a continuación algunas pautas para lograrlo:
1.- ESTABLECE LAS BASES teniendo en cuenta los principios de un equipo.
«El trabajo en equipo es la habilidad para trabajar juntos hacia una visión común. La habilidad para dirigir logros individuales hacia objetivos organizacionales. Es el combustible que permite que personas comunes alcancen resultados poco comunes.»
— Andrew Carnegie.
Un equipo es un pequeño número de personas con habilidades complementarias que están comprometidas con un propósito común, unos objetivos de rendimiento y un enfoque del que se hacen mutuamente responsables.
Busca convertir el consejo en un equipo para sacar el mayor rendimiento y crear impacto positivo. Para ello:
- Asegura que el equipo tiene un propósito común y objetivos de resultados
- Crea reglas de oro como acuerdo de funcionamiento del equipo. Decisión sobre como coordinar acciones y cuidar la relación.
- Construye un Equipo diverso en formación, experiencia, género, cultura, edad y carácter para tener diversidad de pensamiento que permita afrontar de forma solvente los retos de la organización.
Puedes profundizar en el siguiente artículo: “Los Consejos de Administracion Como Equipos de Alto Rendimiento”
2.- DISEÑA Y PLANIFICA LA REUNIÓN
«Fallar en planificar es como planificar para fallar”
Utiliza el principio de las 5 Ws (Why – What – Who – When – Where):
PARA QUÉ. Define el propósito de la reunión y los objetivos esperados.
QUÉ. Estructurar bien la agenda con sentido estratégico y orientada al logro de objetivos es crucial. El objetivo es dialogar y discutir los temas para poder tomar decisiones efectivas. Por ello:
- No incluyas demasiados temas y asegura que van en la secuencia adecuada. Los temas complejos o de toma de decisiones colócalos hacia el inicio de la reunión. No los dejes para el final porque la gente está cansada, ni los pongas comoprimer tema de la agenda. Da tiempo a la gente a asentarse y focalizarse.
- Evita presentaciones largas. La información debe ser enviada con antelación. La reunión sirve para aclarar dudas no para presentar PowerPoints.
- Clarifica que puntos son solo información, Discusión o Toma de decisiones. Esto es importante comunicarlo con anterioridad para que las personas puedan investigar y reflexionar sobre el tema.
La información previa que se envía al equipo es fundamental para poder cumplir los objetivos de la agenda. Puedes profundizar sobre el tema en el siguiente artículo: “Rediseñar la Documentación del Consejo. Palanca para la efectividad de las reuniones”
QUIENES DEBEN PARTICIPAR. Si alguno no es participante habitual, aclarar cuál va a ser su rol y enviar la documentación necesaria para que pueda ir preparado. Ten en cuenta también los temas en los que hay conflicto de intereses y alguna persona debe de salir.
CUANDO. Planifica tiempo suficiente para los temas de la agenda. Se puntual en el inicio y en el fin.
DÓNDE. Asegura que la sala es adecuada en tamaño, iluminación y configuración, así como el correcto funcionamiento de los sistemas informáticos.
3.- LIDERA LA REUNIÓN
Se trata de aprovechar la diversidad del equipo allí presente. Sus talentos, visiones y experiencia. Para ello, se necesita crear un contexto de seguridad psicológica y confianza donde las personas puedan expresarse en libertad.
El presidente debe asegurar que la reunión discurre en un ambiente de colaboración y respeto, que todas las personas participan (no hay personas que callan o personas que acaparan el tiempo o que imponen su opinión), que todas las voces son escuchadas y que las discusiones no se desvían hacia detalles menores manteniendo el foco en los temas de la agenda.
No prestar atención a estas dinámicas puede llevar a una mala toma de decisiones y a aumentar los riesgos del negocio.
El objetivo de la reunión es tomar decisiones que ayuden a la organización a prepararse para afrontar los retos actuales y futuros.
Una mirada a largo es fundamental.
Además de lo anterior, el presidente debe:
✔️ Contextualizar los temas de la agenda para evitar malentendidos antes de iniciar las discusiones.
✔️ Hacer una gestión adecuada del tiempo. Asegurar que los temas avanzan a ritmo adecuado (ni muy lento ni muy rápido) y que se trabajan todos los temas de la agenda.
✔️ Mantener el foco en lo importante. Interviene cuando las conversaciones se desvían.
✔️ Gestionar los temas que se quieren incluir en la agenda en el último momento. Son conocidos como “green bananas debido a la falta de documentación previamente distribuida que permita a los miembros del equipo buscar y madurar su decisión. Estos deben minimizarse o evitarse de ser posible.
✔️ Circular la agenda y la documentación con varios días de antelación.
En conclusión, citando a Peter Drucker, las reuniones no deben consumir grandes cantidades de tiempo ni ser frecuentes. La única justificación para una reunión es su eficacia en la toma de decisiones. Por lo tanto, una reunión eficaz no es una conversación general, ni una actualización general. Es un momento de impacto!
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Foto de inicio: Tetiana Grypachevska en Unsplash
